Medianesia.id, Batam – Bea Cukai Batam kembali torehkan prestasi baru bertaraf nasional tingkat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
Bea Cukai Batam berhasil menyabet predikat terbaik ke-3 sebagai Kantor Pengelola Arsip Terbaik (KPAT) DJBC tahun 2022 yang dilakukan melalui verifikasi dan tinjauan lapangan.
Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 pengelolaan arsip dianggap sangatlah penting, untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya serta menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat dan juga mendinamiskan system kearsipan.
Hal tersebut tentunya dapat diwujudkan dengan upaya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu organisasi agar penyelenggaraan kearsipan dapat dilaksanakan secara komprehensif dan terpadu.
Kepala Subbagian Tata Usaha dan Rumah Tangga, Nuryoko menyampaikan beberapa hal terkait kiat pengelolaan arsip Bea Cukai Batam sehingga dapat meraih predikat terbaik ke-3 se-DJBC dengan menciptakan aplikasi yang memudahkan dalam memonitoring arsip serta mempercepat proses pencarian pada saat ada pihak yang memerlukan dokumen tertentu.
“Aplikasi AiDA (Aplikasi Informasi Database Arsip) yang dikembangkan oleh BC Batam, saat ini menggunakan local host (server kantor yang hanya dapat diakses melalui jaringan LAN), kedepannya akan dikembangkan menggunakan web base sehingga dapat diakses dari mana saja dan kapan saja”. Pungkas Nuryoko.
AiDA sendiri merupakan Aplikasi Informasi Database Arsip milik Kantor Pelayanan Utama Bea dan Cukai Batam yang diciptakan oleh Bagian Umum dan didalamnya memuat data arsip (pptz 01, pptz 02, pptz 03, manual serta barang pindahan) yang ada pada gedung arsip BC Batam.
Prosedur untuk memasukkan arsip kedalam database AiDA dilakukan dengan cara mendata arsip yang akan disimpan pada menu rekam dokumen, pada saat penginputan arsip harus sudah memuat rincian dokumen seperti jenis dokumen, nomor dokumen, dan tanggal dokumen.
Aplikasi Ini nantinya diharapkan dapat menjadi sarana untuk mengaplikasikan tata cara kearsipan yang baik dan tertata dengan rapi guna mendukung dan mewujudkan Bea Cukai Makin Baik. (ilm)
